Gisteren gebeurde het weer. De opdrachtgever stuurde ons een bestand ter vertaling, 52 pagina’s, opgemaakt in kolommen en met veel illustraties … in pdf-formaat.
Dat is voor ons niet handig.
Het pdf-bestandsformaat is een leesformaat, en niet of nauwelijks te bewerken. Het is prachtig als je een document wilt verspreiden en er zeker van wilt zijn dat het er op het scherm of op de printer van de ontvangers precies zo uitziet als je het hebt vormgegeven. Daar is het voor bedoeld. Het is ook heel geschikt als je wilt voorkomen dat de ontvanger er zelf wijzigingen in aanbrengt. Daarom stuur je een factuur natuurlijk nooit als Word-bestand, maar als pdf.
Maar pdf is geen handig formaat voor teksten die moeten worden geredigeerd, herschreven of vertaald. Vertalers en redacteuren werken namelijk bij voorkeur in (een kopie van) het originele bestand.
Bedenk dat een pdf is gemaakt vanuit een ander programma, zoals Word of InDesign. Dat originele bestand staat ergens op een computer. En als u het kunt terugvinden, kunnen wij uw opdracht efficiënter uitvoeren. Ook voor u is dat winst, want u krijgt de geredigeerde of vertaalde tekst van ons direct in de goede lay-out aangeleverd. Dat scheelt een hoop opmaakwerk achteraf.
Even relativeren. Dit verhaal gaat niet altijd op. Als u een document alleen op papier hebt, bijvoorbeeld een brief van de belastingdienst of een notariële akte, moeten u en wij het doen met de papieren versie of met een scan van dat papieren document. En dan zijn we juist weer heel blij met een scan in pdf-formaat. Al was het maar omdat we die per mail kunnen verzenden en niet zijn aangewezen op de ouderwetse postverzending.