Woohoo, bijna vakantie! Op je laatste werkdag nog wat dingen afronden, lopende zaken overdragen aan collega’s, bureau netjes, mailbox opruimen, o ja, en dan ook nog even snel je afwezigheidsmelding instellen.
Gemiste kans! Het is een goed idee om je afwezigheidsmelding 1 of 2 dagen eerder aan te zetten. Dat geeft je meer tijd om eventuele spoedklussen ongestoord af te handelen, zodat je in alle rust op vakantie kunt gaan.
Bovendien is het absoluut de moeite waard dit bericht met aandacht op te stellen. Wat zet je erin en hoe voorkom je een negatieve ervaring bij degene die straks jouw bericht ontvangt?
Wat zet je precies in je afwezigheidsbericht?
Om te beginnen: wat zet je in de onderwerpregel? Zorg dat die informatief is, zodat de ontvanger al voordat hij het bericht opent, weet waar hij aan toe is. Dat is wel zo prettig. Dus niet: “Afwezigheidsbericht”, maar bijvoorbeeld: “Ik ben tot 15 augustus afwezig. Mijn collega helpt je graag verder.”
Dan het bericht zelf. Hierin mag het volgende niet ontbreken:
*De periode waarin je afwezig bent. Dan kan de lezer van je bericht beslissen of hij contact opneemt met jouw collega of wacht totdat je terug bent.
*De dag waarop je weer aan het werk gaat. Zo weet je opdrachtgever/collega dat je zijn mailbericht vanaf die dag leest en dat hij jou weer kan bereiken.
*Bij wie de lezer terecht kan tijdens jouw afwezigheid. Geef de naam van de collega die jou vervangt met zijn mailadres en telefoonnummer. Dan kan de lezer hem bereiken.
Of je de reden van je afwezigheid meldt, is aan jou. Laten weten dat je er niet bent, is het belangrijkste. Wil je het persoonlijker maken dan zeg je dat je op vakantie bent. Houd dit wel kort, en ga niet in op details over de vakantiebestemming, activiteiten, etc.
Geef de ontvanger van je bericht een goed gevoel!
Een afwezigheidsmelding is een teleurstellend bericht. Iemand zocht contact met je, en dat blijkt niet mogelijk. Toch kan je met de juiste toon van je afwezigheidsbericht een positief gevoel achterlaten.
*Door de nadruk te leggen op wat wél kan. Jijzelf bent er niet, maar je collega/opdrachtgever kan wel contact opnemen met jouw collega. Zeg niet afhoudend: “Neem voor dringende vragen contact op met mijn collega X.”, maar: “Mijn collega X helpt je graag verder. Je kunt hem bellen op (0183) 582377 of mailen op …@bedrijf.nl”
*Door de toon van je bericht positief te houden. Lees en vergelijk:
1) Van 01/08/2016 tot en met 12/08/2016 ben ik niet aanwezig. Ik ben niet in staat om uw e-mail te beantwoorden. Mijn mail wordt niet gelezen. Ik zal uw e-mail beantwoorden zodra ik terug ben.
2) Op 15 augustus ben ik terug van vakantie en reageer ik graag op jouw bericht. Heb je een vraag waarop je snel antwoord nodig hebt? Mijn collega X beantwoordt die graag voor je. Je kunt hem/haar bellen op (0183) 582377 of mailen op …@bedrijf.nl”
Melding 1 is onpersoonlijk, kortaf en geeft de indruk dat je weinig tijd voor je klant/collega hebt. De ontvanger zou zich bijna schuldig gaan voelen dat hij je een bericht heeft gestuurd tijdens je vakantie.
Het 2e bericht is hartelijk, uitnodigend en straalt warmte uit.
Bedenk dat je afwezigheidsmelding naar iedereen gaat die jou mailt: je collega’s, je toeleveranciers, je bestaande klanten én er kan zomaar een toekomstige opdrachtgever tussen zitten. Belangrijk dus om het schrijven van je afwezigheidsmelding ook op je to-do-lijstje te zetten voordat je op vakantie gaat.
Wij bij sbv anderetaal hoeven deze zomer overigens geen afwezigheidsmelding in te stellen, want wij zijn deze hele zomerperiode aanwezig en beschikbaar voor schrijf- en vertaalwerk.
Wij wensen je een mooie zomer. En vergeet niet na je vakantie je afwezigheidsmelding weer uit te zetten. 