Daar kan je zelf wat aan doen! We sturen met zijn allen heel wat mailberichten op een dag. Gevolg: mensen worstelen met overvolle mailboxen. Dan kan het gebeuren dat jouw bericht niet op tijd of niet goed wordt gelezen.
Wat kan je daar zelf aan doen? Dit zijn onze tips:
1. Een goede onderwerpregel is het halve werk!
do:
- Zet in de onderwerpregel enkele kernwoorden die de inhoud van je mailbericht samenvatten. Bijvoorbeeld: Offerte aanbouw serre of Notulen vergadering d.d. 2-6-2015.
- Zorg zo mogelijk ook dat uit de onderwerpregel duidelijk is dat de ontvanger verder moet lezen of dat er een actie van hem wordt gevraagd.
don’t:
- Laat de onderwerpregel nooit leeg.
- Laat ook niet zonder nadenken een oude onderwerpregel uit een eerdere mailwisseling staan die de lading van jouw mailbericht niet dekt. Dat komt onzorgvuldig over en schept verwarring.
2. Zorg dat in je mailbericht zelf de belangrijke dingen in het oog springen
Als je dan met je onderwerpregel hebt bereikt dat je ontvanger de inhoud gaat lezen, zorg er dan voor dat de boodschap helder overkomt, ook als de lezer er maar weinig tijd en aandacht aan kan besteden.
do:
- Gebruik kopjes om structuur aan te brengen.
- Voeg witregels in.
- Werk met lijstjes.
- Accentueer essentiële informatie door die vet te maken of een andere kleur te geven.
don’t:
- Vermijd lange lappen tekst.
- Behandel niet verschillende zaken in één bericht. Hou het bij één onderwerp, namelijk dat wat je in de onderwerpregel hebt aangekondigd.
3. Schrijf correct en beleefd
Waar je mail ook over gaat, je communiceert met een relatie, en het is belangrijk dat je respectvol met hem of haar omgaat, een goede indruk wekt en vertrouwen opbouwt.
Aanhef
do:
- Gebruik Beste [voornaam] als je de ontvanger al kent of Geachte heer/mevrouw [achternaam] als je de ontvanger niet kent of een gerespecteerde afstand wilt houden.
don’t:
- Val niet met de deur in huis zonder een aanhef te gebruiken.
Afsluiting
do:
- Sluit je bericht klantvriendelijk af, bijvoorbeeld met 1 à 2 zinnen waarin je de ontvanger bedankt voor iets. Ook als je iets van de ontvanger verwacht , kun je dat hier duidelijk aangeven. Eindig daarna met “Hartelijke groet”, of “Met vriendelijke groet”.
- Voeg onderaan het mailbericht het logo en de adresgegevens van je organisatie in.
don’t:
- Vergeet niet in de afsluiting je naam te vermelden! Je ontvanger kan via het verzendadres achterhalen van wie de mail komt, maar een bericht zonder afzender staat erg slordig.
Bijlage
do:
- Stuur je een bijlage mee met je mailbericht, geef dat bestand dan een naam die op een begrijpelijke manier aangeeft waar het om gaat. Laat in het bericht zelf ook weten welke bijlage je meestuurt.
don’t:
- Klik niet op de verzendknop voordat je nog eens hebt gecheckt of je het het aangekondigde bestand ook echt hebt bijgevoegd.
Hulp nodig bij een belangrijke mail?
Moet je een belangrijke mail naar een vooraanstaande persoon sturen en vind je het moeilijk om dit bericht goed op te stellen? Wij kunnen je hierbij helpen. Bel of mail ons door wat je wilt zeggen en wij maken er een verzorgd mailbericht van!
.